一封专业、严谨的英语商务邮件是外界了解邮件发信人工作态度的窗口，也是体现一家公司是否正规的标准之一。对于所有在职场打拼的白领来说，一封正式的英语商务邮件不仅可以提升自己的职业形象，同时也会更好地推进工作。那么，本文就将着重介绍一下英语商务邮件的书写规范：

首先，在书写英语商务邮件时，应考虑邮件的收取对象，是顶头上司？还是公司的管理者？亦或是满腹牢骚的员工？无论工作邮件的接收者是谁，一定要确保邮件内容专业、客气。在书写邮件时，如果有些沟通内容是您不愿意是收件人当面沟通，那么也请不要将其放在邮件内。另外，不要在邮件内加入任何可能会让您或公司难堪的信息。另外，如果有些事情是您或者公司所无法做到的，那么请不要在邮件内轻易允诺，以免将来使您或者公司陷入两难境地。最为重要的是，邮件内容中不要有任何可能会使您或公司陷入不利局面的信息。

如果需要在邮件内容中向收信人解释一下专业术语或流程，那么只提供对收件人有用的内容即可。

商务邮件的内容（主体）应该包含五个基本部分：（1）邮件所涉主题；（2）写邮件的目的；（3）说明附件（如有）；（4）结语以及（5）保持联络

邮件的主题（Reference）

首先，我们在邮件中要告诉收件人这封邮件所涉及的主题：

With reference to your classified advertisement in…

With reference to your letter of 19th June…

With reference to our phone conversation yesterday afternoon…

Reference作为邮件的开头十分重要，这是因为我们可能会在某个议题或事项展开后的数日或数周之后发送邮件，那么reference可以让收件人很好的了解这封邮件所涉及的议题并让收件人快速回忆起双方之前所探讨的话题。

写邮件的理由(Reason for writing)

接下来，请呈述写邮件的理由：

I am writing to inquire about your offer…

I am writing to confirm delivery of…

If you want to ask for something, be specific and humble:

如果希望在邮件中询问某件事，则应确保提出具体的问题并且保持谦虚有礼的态度：

Could you possibly extend my deadline…?

I would be grateful if you could send me a review copy of your new video.

如果您对某项请求表示同意，那么请明确表示出来并做到优雅得体：

I would be delighted to speak to your organization about…

如果需要回绝某项提议或邀请，则请用感谢的口气，委婉回绝对方：

Thank you for the invitation to speak, but…

传递‘坏消息’的邮件是最难写的邮件之一，那么选择使用合适的口气则非常重要：

Unfortunately, I am the bearer of sad news…

I am afraid that my news isn’t good.

邮件附件（Enclosed documents）

提供任何所需要的信息：

• 如邮件带有附件，请明确告知收件人本邮件中含有附件并同时告知其附件的数量、附件的名称以及附件与邮件主题的相关性：

I am enclosing my invoice, which details…

或者，用更加正式的表达：

Please find enclosed a copy of your letter…

结束语(Closing remarks)

结束邮件时，应

• 提前向收件人表示感谢，感谢其所给予的帮助，
• 如有需要，愿意进一步提供帮助，或者
• 对邮件的要旨进行总结

Thank you in advance for your help with…

If I can provide additional information, please don’t hesitate…

I hope this information will help you…

如果您希望收件人与您再次联系，那么请这样说

I look forward to hearing from you soon…

I look forward to our meeting next week…

I look forward to seeing you next Friday.

检查邮件内容（Proofreading the letter）

重新读一遍自己说书写的邮件，然后检查一下，看是否存在拼写错误、语法错误以及其他疏忽的问题或遗漏的信息。

以上内容由浦东法律翻译公司-上海译锐翻译质控部Susan编辑并整理，如需转载，请注明出处。