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你问我答-翻译管理系统 (TMS) 是什么,该系统如何工作?
发布时间:2023-02-28 作者:yirui 点击:728

翻译管理系统(TMS)是翻译行业的黑马。 与计算机辅助翻译不同的是,大多数业内人士已经开始理解并希望接受计算机辅助翻译,对于TMS是否真的有必要——甚至它对于的含义是什么,人们几乎没有达成一致的意见。

根据粗略估计,只有10%的翻译公司使用某种特定的翻译管理系统。 剩下90%的公司,有些使用不同复杂度的Excel电子表格,而另一些根本不需要任何工具就能做得很好”——或者他们只是这么宣称。

那么什么是翻译管理系统呢? 从最基本的意义上讲,翻译管理系统是一个帮助翻译公司,或者公司内部的翻译团队运营其翻译相关业务的系统。 出于这个原因,它有时也被称为BMS——业务管理系统。具有讽刺意味的是,业务管理系统这一名称只徒增了人们对其的困惑。

还是用洗车来做个比喻吧。 在我们的洗车场,CAT工具是我们实际使用的生产设备:水箱,压力垫圈,刷子等等。 另一方面,TMS/BMS是您实际运行业务所需的一套工具:收银机,在线预订系统,甚至是为访问者提供的自动售货机。

因此,考虑到这个松散的定义,让我们看看翻译团队工具集的关键TMS组件。

1.管理项目

首先也是最重要的,翻译管理系统允许用户跟踪他们的项目,包括截止日期,状态,进度,分配的人员等等。 与一般的项目管理软件或Excel电子表格不同,这使TMS用户对他们正在进行的翻译项目有一个更广泛,更侧重于行业的概述。

例如,Smartcat中的项目工作区如下所示:

下面是一个单独项目的内部结构:

由于本地化团队通常不仅仅处理翻译工作,一些TMSs(包括Smartcat)允许用户存储和跟踪非翻译项目,如桌面出版,口译,文案撰写和其他相关工作。

2.订单自动化

TMS用户希望能够做的另一件事是自动化订单:接收要翻译的文档,为客户准备报价,生成发票,等等。

更先进的TMSs允许客户通过客户端门户积极参与这一过程。 在这种情况下,客户可以登录到你的TMS,上传一个文档,然后获得即时报价,或者向你请求报价。

以下是Smartcat的客户端门户,例如:

与此相似,当工作完成时,一些TMSs允许用户生成发票发送给客户。 以下是Smartcat发票生成工作流程的几张截图:

另一个方便的TMS好处,特别是当你与软件公司合作时,是有一个连续的本地化架构。 有了这个框架,你和你的客户都不需要手动提交任何东西——系统会自动创建新项目,比如说,当客户的GitHub页面或他们的Wordpress博客上有更新时。

最后,一些TMSs实际上允许你通过平台进行和处理支付。 不同系统的确切机制不同。 例如,在Smartcat中,平台以Smartcat作为服务提供商为客户生成发票。 一旦客户付款,Smartcat收到付款,它就将付款转发给TMS用户,不包括Smartcat的服务费。 (后者由4%8%不等,视乎若干因素而定。)

3.与计算机辅助翻译工具结合

CAT工具是任何本地化工作流程的基石:它们允许语言服务公司和内部团队更快地生产更高质量的翻译。如果你使用CAT工具和翻译管理系统,你 自然而然希望它们能够无缝地协同工作,理想情况下无需手动操作。

你是否真的需要一个单独的TMS工具是另一个问题,但如果需要,一个好的TMS将允许你自动同步文件。

如果你的翻译平台同时结合了TMSCAT工具,就不必担心这个问题了。 例如,在Smartcat中,你可以在项目中的任何文档上单击打开,并立即看到CAT工具的运行——包括该文档中正在进行的任何实时协作。

4.管理供应商和自由职业者

无论你运行的是内部本地化团队还是整个语言服务公司,有一点可以让你从其他面向服务的团队和公司中脱颖而出——那就是与你合作的供应商的数量和多样性。 这些可以是全职翻译、自由职业者、其他语言服务公司——也可以是这些的任意组合。 这就是为什么与一般的项目管理工具不同,TMSs强调供应商管理。

大多数TMSs将允许你添加供应商作为用户到你的帐户,或让他们安装/订阅相同的TMS,以将他们的帐户连接到你的帐户。 不过,只有少数几个公司可以让你进入一个真正的供应商市场。 如果刚刚开始组建一个翻译和编辑团队,或者你的项目对现有团队来说太大,那么这将让你受益匪浅。

以下是Smartcat的供应商管理部分以及内置的市场:

5.收集商业情报

最后但同样重要的是,尤其是如果你经营一家语言服务公司,而且想看看随着时间的推移能做得有多好,这意味着要查看你的收入、支出、生产力等方面的数据和图表。 这些信息可以评估你的表现,并做出更明智的决定,比如决定什么时候更换供应商,或者为某些服务或客户增加每个字的价格。

以下是Smartcat的分析快照:

我真的需要吗?

虽然我们提出了几个必备的TMS功能,但实际上我们认为没有必要购买单独的TMS解决方案。 你可以查看我们刚刚添加链接的文章来获得详细的解释。但关键是,尝试用两个系统来做同样的事情效率很低,成本也很高。

相反,你需要的是一个涵盖整个订单生命周期的多合一系统:从创建和生产到交付和支付。 Smartcat正是这种系统。 而且,经过一些研究和访谈,我们决定把重点放在弥合“TMS特性差距上。

许多人不得不在独立的翻译管理系统上花费相当多的钱,中。所以,如果你也是其中一员,你不妨试一试我们的产品。

毕竟,试一试也没有什么坏处嘛。

译后编辑:黄靖(中南大学)


注:本文摘自lingosail,本文内容仅做学习交流使用。